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用信息化应对客户的多样需求

厦门和声工贸有限公司(以下简称“厦门和声”)成立于2006年,民营企业,是一家专业从事包装箱,礼盒,海报等彩色印刷,产品主要内销,如合兴包装、亿同新包装、云中飞体育用品、新景地集团等大中型企业。

厦门和声是发展中的小企业,财务原来是个老会计手工做账,用“算盘”,只限于简单的记账,还十分的繁忙,往来对账都是由李总自己负责;随着企业业务不断扩大,财务管理的落后,在许多方面严重的制约了企业经营和发展:

财务记账、登账等基础工作效率较低,耗时较大;

往来对账繁杂,需要细化管理;

存货种类多、进出频繁,成本核算工作量大;

厦门和声的李总决定加强财务管理,同时引进信息化手段,李总说:“从工厂的长期发展的角度来讲,用一种新的信息化管理是必备的。”

财务部的胡经理到任后就推荐用友管理软件:“我在原来的企业就是用的用友,用起来比较方便,也省时、省事”,09年初,公司正式启用用友T3管理软件。

通过用友T3管理软件,解放了财务基础的记账、登账、出报表工作,财务胡经理说:“报表、记账以前要用时间试算平衡,现在快,只要点击一下就OK了,这块觉得是省时、省力,数据准确率比较高”。

厦门和声是接单生产的加工企业,客户订单的规格要求几乎都不一样,纸张切割形成不同规格,大约上千种,进货频率比较大,每天都有进出,手工存货核算量大,财务与仓库经常加班。通过用友T3管理软件,胡经理轻松的说:“一般不会加班,因为平常都录入了,只需要系统那边操作一下,肯定是准确的。”

在节省了大量财务基础核算的时间和精力后,往来管理工作正式纳入财务专业管理的范畴。

厦门和声财务管理中往来对账是工作量的,客户和供应商100多家,单据金额小、但量相对比较多,比较杂,并且在彩印行业,往来对账、结算存在多计量单位的换算问题,如销售接单时,是按单位“张”计价的,但与供应商对账、核销时,是按单位“吨”结算的,还没有上软件管理时,与供应商对账时,从“张”到“件”、再到“吨”的计量单位转换,通过手工方式要经过好几步。不同计量单位,从“吨、件、令、张“的换算,在金额上存在误差的同时,在数量的对帐上更是困难,因为和供应商对帐时用的是“吨”,仓库盘库时用的是“件”,而和客户计价时用的是“张”,相互间的转换十分繁琐。

财务部胡经理说“印刷行业的纸张比较特殊,它有厚度、还有长、宽,多了几个数据,每次跟供应商对账,相当麻烦,要3-2天,而且星期六要加个班才行。”

通过用友T3管理软件,在采购入库单录入张数和吨数单价,自定义设计“来料核对表”即“供应商对帐单”,可以自动计算出进料单的张数和吨数,一目了然;现在财务胡经理可以轻松兼顾财务核算和往来对账工作了:“用了用友软件系统后,比较方便了,还挺好用的;现在财务核算和对账我一起做,我们25日对帐,我迟26号可以出来;1天就可以,比较及时。”

往来对账数据清晰、及时的提供,监督业务及时催款,更方便支持李总对企业资金流动情况的掌握,李总说:“财务有比较规范化的管理,应收款、应付款比较清晰,每个月的资金体现就比较明朗化了。”

随着厦门和声在财务管理方面不断完善,也开始尝试通过用友T3管理软件对业务进行管理,财务部胡经理仔细的说:“进销存也是有很大帮助,销售定单来了,库里面还有什么,一些辅助的存货有没有用、还剩多少,这些信息都有提供;销售历史数据,查询几个月前某个物品的单价是多少,这款货有没有开票等等,没用系统的时候很麻烦,经常会找一堆本子翻呀翻,用了用友软件系统后,我们可以及时的提供;查哪些单子没出货、哪些会延期发货,可以及时和仓库沟通;销售汇总表每个月都会统计这个业务员这个月业务量是多少,真方便了不少。”

通过用友T3管理软件的财务、业务一体化管理,让厦门和声工贸从管理方面得到了效益,李总十分满意:“信息化管理下来,提高很大的效益,企业要发展下去,财务信息化管理是必须要加强的。”

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