03确定活动场所。
在线活动尤为重要。在此过程中，必须考虑会议室的长度、宽度、高度、容纳人数、柱子、舞台场调查过程中，会议室的长度、宽度、高度、容纳人数、是否有柱子、舞台措施和展示等因素、桌子类型等、投影、麦克风、会议室入口板的位置、茶歇的位置、房间类型和设备设施、能否提供独立的饮食区域等。如果不能在有限的经费中选择符合活动主题的场所。
09活动现场的配置和现场的执行。
一般提前或半天完成场地布局。
执行人员到达后，必须立即进入各自的职场，引导维持用户，主持人再次熟悉串行语，各项物品负责人的名单数量，准备提前送到预定的位置，事先交流照相机，说明需要什么场面的人物特写等拍摄需求。活动正式开始前1~2小时到达，准备各自负责资料和奖品，特别是负责签字的学生，不要让用户感觉没有人接待。
事先建立活动执行组，发生突发情况，立即通报。例如，某执行人迟到，总负责人必须立即安排他人补充。
活动策划案需求一个新颖共同、让人眼睛一亮的主题，但是，一个好的主题更需求一整套详尽、详尽的日程安排。假如他人能按照你的策划方案，不需求你的点拨就能顺畅履行并抵达策划案想要抵达的作用，那么，你写的便是一份十分好的活动策划方案。
6、会议灯光系统设计要求
会议室的灯光设计对于获得满意的视觉效果是一个很关键的因素。设计良好的会议室除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外，更可以实现较好的临场感，提高会议的效果。 同时灯光照度是会议室的一个基本的必要条件，由于会议时间的不确定性和各系统对光线的特殊要求，应尽可能避免自然光而使用人工光源。会议室的门窗需用深色窗帘遮挡。如果人正坐在会议室明亮灯光下，那么打在他们脸上的灯光将很少甚至没有，明亮的灯光还将导致脸上产生明显的阴影。故灯光的布置必须合理，光源的人视觉应无不良影响(无刺眼感觉)，同时光线分布在人脸上应该均匀。